Allgemeine Geschäftsbedingungen der BALLFREUNDE GmbH, nachfolgend BALLFREUNDE genannt.

1. Anmeldung, Bestätigung

1.1. B2B-Vertragspartner
Vertragspartner der BALLFREUNDE GmbH ist ausschließlich der in der Buchung angegebene Sportverein (nachfolgend „Verein“ oder „Kunde“). Das Angebot von BALLFREUNDE richtet sich ausschließlich an Vereine, Verbände und juristische Personen (B2B-Geschäft).

1.2. Absicherung der Vertretungsmacht
Der Anmelder versichert mit Absenden der Buchung ausdrücklich, von den vertretungsberechtigten Organen des Vereins (Vorstand gem. § 26 BGB) zur Abgabe aller im Zusammenhang mit der Buchung stehenden Erklärungen bevollmächtigt worden zu sein. Der Anmelder hat bei der Buchung eine offizielle E-Mail-Adresse des Vereins anzugeben.

1.3. Persönliche Haftung des Anmelders bei fehlender Vertretungsmacht
Handelt der Anmelder ohne entsprechende Vertretungsmacht und verweigert der Verein die Genehmigung des Vertrages, haftet der Anmelder gegenüber BALLFREUNDE persönlich als Vertreter ohne Vertretungsmacht gemäß § 179 BGB. In diesem Fall ist BALLFREUNDE berechtigt, nach eigener Wahl vom Anmelder die Erfüllung der vertraglichen Zahlungsverpflichtungen oder Schadensersatz (insbesondere Stornogebühren nach Ziffer 4) zu verlangen.

1.4. Zustandekommen des Vertrages
Mit der Anmeldung bietet der Anmelder im Namen des Vereins BALLFREUNDE den Abschluss eines Vertrages verbindlich an. Der Vertrag kommt mit Zugang der schriftlichen Buchungsbestätigung (E-Mail ist ausreichend) zustande.

1.5. Turnierregeln
Mit Ihrer Anmeldung akzeptiert der Anmelder die BALLFREUNDE-Turnierregeln.

2. Bezahlung

2.1. Anmeldegebühr / Fälligkeit
Mit Zugang der Buchungsbestätigung wird die Anmeldegebühr pro Mannschaft sofort fällig und ist innerhalb des auf der Rechnung angegebenen Zahlungsziels zu leisten. Die Anmeldegebühr deckt den bereits mit der Buchung entstehenden administrativen und organisatorischen Aufwand ab. Sie wird im Falle eines späteren Stornos oder einer Absage aus Gründen, die BALLFREUNDE nicht zu vertreten hat, als bereits erbrachte Aufwendung verrechnet bzw. einbehalten.

2.2. Teilnehmergebühr / Restzahlung
Die Teilnehmergebühr (Kosten für Unterbringung, Verpflegung etc.) ist spätestens acht Wochen vor Beginn der Veranstaltung ohne erneute Aufforderung zu leisten. Die genauen Fälligkeiten und Beträge ergeben sich aus der Buchungsbestätigung und der Rechnung. Die Zahlungen müssen jeweils in einer Summe für alle angemeldeten Teilnehmer unter Angabe der Rechnungsnummer erfolgen.

2.3. Kurzfristige Buchungen
Bei Buchungen ab acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn ist der Gesamtrechnungsbetrag (Anmeldegebühr und Teilnehmergebühren) sofort mit Erhalt der Rechnungsstellung fällig.

2.4. Zahlungsverzug und Rücktritt durch BALLFREUNDE
Werden Zahlungen nicht fristgerecht geleistet, kann BALLFREUNDE nach erfolgloser Mahnung unter Nachfristsetzung vom Vertrag zurücktreten. In diesem Fall ist BALLFREUNDE berechtigt, den Vertrag zu stornieren und pauschalierte Stornogebühren gemäß Ziffer 4.2 zu verlangen. Die Aushändigung der Reise- und Turnierunterlagen (letzte Informationen) erfolgt erst nach vollständigem Eingang der Restzahlung, frühestens jedoch 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn.

2.5. Stornierungs- und Umbuchungsgebühren
Gebühren für Stornierungen, Bearbeitungen oder Umbuchungen nach Ziffer 4 werden mit Rechnungsstellung sofort zur Zahlung fällig.

3. Leistung

3.1. Leistungsumfang
Der Umfang der von BALLFREUNDE zu erbringenden vertraglichen Leistungen ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung des Turniers (Allgemeine Informationen) sowie den Angaben in der individuellen Buchungsbestätigung.

3.2. Form von Nebenabreden
Abweichende Vereinbarungen, Sonderwünsche oder Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Bestätigung durch BALLFREUNDE in Textform (E-Mail ist ausreichend).

3.3. Vorbehalt von Programmänderungen
Nachträgliche Änderungen oder Abweichungen einzelner Leistungen vom vereinbarten Inhalt (z. B. Anpassungen des Spielplans, der Spielstätten oder der Verpflegungszeiten), die nach Vertragsschluss notwendig werden und von BALLFREUNDE nicht wider Treu und Glauben herbeigeführt wurden, sind gestattet, soweit die Änderungen nicht erheblich sind und den Gesamtzuschnitt der gebuchten Veranstaltung nicht beeinträchtigen.

4. Rücktritt durch den Verein (Stornierung) und Umbuchungen

4.1. Rücktrittserklärung und Form
Der Verein kann jederzeit vor Veranstaltungsbeginn vom Vertrag zurücktreten. Maßgeblich für den Stornierungszeitpunkt ist der Zugang der Rücktrittserklärung bei BALLFREUNDE. Die Rücktrittserklärung muss in Textform (E-Mail an info@ballfreunde.com ist ausreichend) erfolgen.

4.2. Pauschalierte Stornogebühren
Tritt der Verein vom Vertrag zurück oder erscheint die Gruppe nicht zur Veranstaltung (No-Show), ohne dass BALLFREUNDE dies zu vertreten hat, behält BALLFREUNDE den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung. BALLFREUNDE verrechnet jedoch ersparte Aufwendungen. Die pauschalierten Stornogebühren (pro stornierter Person) staffeln sich zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 25,- EUR pro Buchungsvorgang wie folgt:

Bis 90 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 0 % des Teilnehmerpreises
89 bis 31 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 40 % des Teilnehmerpreises
30 bis 16 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 60 % des Teilnehmerpreises
Ab dem 15. Tag vor Veranstaltungsbeginn: 90 % des Teilnehmerpreises
Bei Nichterscheinen (No-Show) am Anreisetag: 100 % des Teilnehmerpreises

Dem Verein bleibt der Nachweis gestattet, dass BALLFREUNDE kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Die Anmeldegebühr pro Mannschaft bleibt gemäß Ziffer 2.1 unberührt und wird im Stornofall nicht erstattet.

4.3. Kulanzregelung für Teilstornierungen (Personenzahl)
BALLFREUNDE gewährt dem Verein einmalig bis spätestens acht Wochen (56 Tage) vor Veranstaltungsbeginn das Recht, die gebuchte Personenzahl kostenlos um bis zu 10 % (aufgerundet auf die nächste volle Personenzahl) zu reduzieren. Für jede darüber hinausgehende oder spätere Reduzierung der Personenzahl fallen die Stornogebühren gemäß Ziffer 4.2 an. Für Bearbeitungen und Änderungen ab der zweiten Anpassung berechnet BALLFREUNDE eine Aufwandsgebühr von 25,- EUR pro Vorgang.

4.4. Auswirkung auf Rabatte und Paketpreise
Sollte durch Teilstornierungen die Mindestteilnehmerzahl für gewährte Rabatte, Freiplätze oder Gruppenpreise unterschritten werden, behält sich BALLFREUNDE das Recht vor, die Preise für die verbleibenden Teilnehmer entsprechend der gültigen Preisstaffel nachzuberechnen.

4.5. Reiserücktrittsabsicherung
BALLFREUNDE empfiehlt dem Verein und allen Teilnehmern ausdrücklich den Abschluss einer Reiserücktrittskosten- und Abbruchversicherung.

5. Rücktritt, Kündigung und Leistungsänderung durch BALLFREUNDE

5.1. Höhere Gewalt, Behördliche Anordnungen und Extremwetter
BALLFREUNDE geht davon aus, dass alle Veranstaltungen wie geplant stattfinden. Sollte die ordnungsgemäße Durchführung der Veranstaltung aufgrund unvorhersehbarer, außergewöhnlicher Umstände (Höhere Gewalt, z. B. Naturkatastrophen, extreme Wetterlagen wie Hitzewarnungen, Unwetter oder Starkregen, behördliche Anordnungen, Platzsperren oder Sicherheitsrisiken) unmöglich oder erheblich erschwert werden, gelten die nachfolgenden Regelungen.

5.2. Recht zur Programmanpassung und Alternativprogramm
BALLFREUNDE ist bei Eintritt von Ereignissen nach Ziffer 5.1 berechtigt, das Turnierprogramm, die Spielzeiten, die Spielorte sowie die Spielformate angemessen anzupassen (z. B. Verlegung von Spielen in die Morgen- oder Abendstunden, Nutzung von Ausweich- oder Hallenplätzen, Verkürzung der Spielzeit oder Bereitstellung eines adäquaten Alternativ- und Rahmenprogramms). Solche Anpassungen stellen keinen Mangel dar und berechtigen den Verein nicht zum kostenfreien Rücktritt vom Vertrag, sofern der Gesamtzuschnitt der Reise gewahrt bleibt.

5.3. Inanspruchnahme von Reiseleistungen bei Turnieränderung
Nimmt der Verein trotz einer Anpassung des Sportprogramms nach Ziffer 5.2 die vereinbarten übrigen Reiseleistungen (insbesondere Unterkunft und Verpflegung) in Anspruch, gilt die Reise als durchgeführt. Ein Anspruch auf vollständige Rückerstattung des Teilnehmerpreises ist in diesem Fall ausgeschlossen.
Nimmt der Verein trotz einer berechtigten Anpassung nach Ziffer 5.2 das angebotene Alternativprogramm oder die übrigen gebuchten Reiseleistungen (insbesondere Unterkunft und Verpflegung) nicht in Anspruch oder verweigert die Gruppe die Anreise, gilt dies als Rücktritt durch den Verein. In diesem Fall finden die Stornobedingungen und -gebühren gemäß Ziffer 4.2 Anwendung. Ein Anspruch auf kostenfreie Stornierung oder vollständige Rückerstattung besteht nicht.

5.4. Absage vor Veranstaltungsbeginn / Abbruch während der Veranstaltung
Absage vor Anreise: Ist die Durchführung der Veranstaltung sowie eines Alternativprogramms gemäß Ziffer 5.2 aufgrund behördlicher Verbote oder höherer Gewalt vor Anreise vollumfänglich unmöglich, wird das Turnier abgesagt. BALLFREUNDE erstattet in diesem Fall die eingezahlten Teilnehmergebühren zurück. Weitergehende Ansprüche des Vereins (insbesondere Schadensersatz für individuell gebuchte Anreisen, Ausfallkosten oder sonstige Aufwendungen) sind ausdrücklich ausgeschlossen.
Abbruch nach Anreise: Wird die Veranstaltung nach Anreise der Gruppe vor Ort wegen höherer Gewalt oder behördlicher Anordnung abgebrochen oder eingeschränkt, bleiben die Vergütungsansprüche für bereits erbrachte oder nicht mehr stornierbare Teilleistungen (insbesondere Unterbringung, Verpflegung und bereits absolvierte Programmpunkte) vollumfänglich bestehen. BALLFREUNDE erstattet in diesem Fall lediglich die durch den Abbruch tatsächlich ersparten Aufwendungen.

5.5. Fristlose Kündigung wegen vertragswidrigen Verhaltens
BALLFREUNDE kann den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn Teilnehmer, Betreuer oder Begleitpersonen der gebuchten Gruppe die Durchführung der Veranstaltung ungeachtet einer Abmahnung nachhaltig stören oder sich in solchem Maße vertragswidrig verhalten (z. B. Vandalismus, schwere Verstöße gegen die Hausordnung oder die Turnierregeln), dass die sofortige Aufhebung des Vertrages gerechtfertigt ist. Kündigt BALLFREUNDE aus diesem Grund, behält BALLFREUNDE den Anspruch auf den Teilnehmerpreis abzüglich ersparter Aufwendungen. Mehrkosten für eine vorzeitige Rückreise trägt der Verein.

6. Gruppenleitung, Aufsichtspflicht und Schadenersatz

6.1. Volljährige Gruppenleitung und Aufsichtspflicht
Jede angemeldete Gruppe muss von mindestens zwei volljährigen Personen (bei Großgruppen ab 20 Personen mindestens drei) begleitet und geleitet werden. Die Aufsichtspflicht über minderjährige Teilnehmer obliegt während der gesamten Veranstaltung ausschließlich den von der Gruppe bzw. dem Verein eingesetzten Begleitpersonen und Betreuern.

6.2. Haftung für Schäden durch Teilnehmer
Der Verein haftet für alle Sach-, Vermögens- und Personenschäden, die durch Teilnehmer, Betreuer oder Begleitpersonen seiner Gruppe an Eigentum von BALLFREUNDE oder deren Leistungsträgern (z. B. Unterkünften, Beförderungsunternehmen, Sportstätten) schuldhaft verursacht werden. BALLFREUNDE empfiehlt dem Verein den Abschluss einer Vereinshaftpflichtversicherung.

7. Reisedauer
Die Dauer der Veranstaltung und Unterbringung ist in Kalendertagen angegeben. Der Anreisetag sowie der Abreisetag gelten jeweils als volle Kalendertage.

8. Hausordnungen und Verhaltensregeln

8.1. Einhaltung von Hausordnungen
In den gebuchten Unterkünften (z. B. Hotels, Jugendherbergen, Schulen, Feriendörfer) sowie auf den Sportstätten gelten die jeweiligen Haus- und Platzordnungen. Die Einhaltung ist für alle Teilnehmer und Begleitpersonen verbindlich.

8.2. Haftung bei Verstößen und Säuberungskosten
Bei groben Verstößen gegen Hausordnungen (z. B. Ruhestörung, Sachbeschädigung, Rauchen im Gebäude, Verschmutzungen über das normale Maß hinaus) behalten sich die Leistungsträger sowie BALLFREUNDE vor, Sonderreinigungs- oder Reparaturkosten direkt dem Verein in Rechnung zu stellen. Schwerwiegende Verstöße können zum Ausschluss einzelner Teilnehmer oder der gesamten Gruppe gemäß Ziffer 5.5 oder Ziffer 11 führen.

8.3. Nutzung von Spiel- und Eventstationen (z. B. Hüpfburgen)
Die Nutzung von durch BALLFREUNDE bereitgestellten Spielstationen, Hüpfburgen und Eventmodulen erfolgt auf eigene Gefahr der Teilnehmer. Die Beaufsichtigung minderjähriger Teilnehmer auf den Eventflächen verbleibt stets bei den Begleitpersonen des Vereins bzw. den Erziehungsberechtigten. Die ausgehängten Sicherheits- und Nutzungshinweise (z. B. maximale Personenanzahl, Alters-/Größenbeschränkungen, Ausziehen von Schuhen) sind strikt zu befolgen.
BALLFREUNDE ist aus Sicherheitsgründen (insbesondere bei ungünstigen Wetterverhältnissen wie Wind/Sturmböen oder Regen) jederzeit berechtigt, den Betrieb von Spielstationen unverzüglich einzustellen oder einzuschränken. Hieraus entstehen dem Verein keine Minderungs- oder Schadensersatzansprüche.

9. Sport- und Rahmenprogramm
Der Ausrichter und BALLFREUNDE behalten sich das Recht vor, den Turnierplan, die Spielorte sowie das Rahmenprogramm aus berechtigten Gründen oder bei Eintritt höherer Gewalt gemäß Ziffer 3.3 und Ziffer 5.2 anzupassen. BALLFREUNDE übernimmt keine Haftung für die Nicht- oder unvollständige Durchführung von Programmpunkten, sofern dies auf Umständen beruht, die außerhalb des Einflussbereiches von BALLFREUNDE liegen.

10. Haftung, Mängelrüge und Verjährung

10.1. Haftungsbeschränkung im B2B-Verhältnis
BALLFREUNDE haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von BALLFREUNDE oder eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Für sonstige Schäden haftet BALLFREUNDE nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet BALLFREUNDE nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht; in diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, typischerweise entstehenden Durchschnittsschaden beschränkt.

10.2. Vermittelte Fremdleistungen
BALLFREUNDE haftet nicht für Leistungsstörungen, Personen- und Sachschäden im Zusammenhang mit Fremdleistungen, die lediglich vermittelt werden und in der Ausschreibung ausdrücklich als Fremdleistung gekennzeichnet sind (z. B. Fremdausflüge, Eintrittskarten für Parks, öffentliche Verkehrsmittel).

10.3. Eigenverantwortung und Sportunfälle
Die Teilnahme an Sport- und Freizeitaktivitäten erfolgt auf eigene Gefahr des Vereins und der jeweiligen Teilnehmer. BALLFREUNDE haftet für Unfälle während der Sportveranstaltungen nur bei eigenem Verschulden gemäß Ziffer 10.1. Dem Verein und den Teilnehmern wird der Abschluss einer Sportunfall- sowie Auslandskrankenversicherung empfohlen.

10.4. Mitwirkungspflicht und Mängelanzeige vor Ort
Tritt ein Mangel an den vertraglich geschuldeten Leistungen auf, ist der Verein (vertreten durch die Gruppenleitung) verpflichtet, diesen unverzüglich den BALLFREUNDE-Mitarbeitern vor Ort in Textform (z. B. per E-Mail oder Messenger) anzuzeigen und Abhilfe zu verlangen. Unterlässt der Verein die Mängelanzeige schuldhaft, stehen ihm Ansprüche auf Minderung oder Schadensersatz insoweit nicht zu. BALLFREUNDE-Mitarbeiter vor Ort sind nicht berechtigt, rechtliche Ansprüche anzuerkennen.

10.5. Verjährung
Ansprüche des Vereins wegen nicht vertragsgemäßer Erbringung der Leistungen verjähren in einem Jahr ab dem vertraglich vorgesehenen Ende der Veranstaltung. Dies gilt nicht für Ansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von BALLFREUNDE beruhen; für diese gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.

11. Teilnahmeausschluss und Gruppenabreise

11.1. Gründe für einen Ausschluss
Verhält sich ein Teilnehmer, Betreuer oder Begleiter in einer Weise, die das Ansehen von BALLFREUNDE, die Sicherheit anderer Personen, den geordneten Turnierablauf oder das Verhältnis zu Leistungsträgern (z. B. Unterkünften, Beförderungsunternehmen, Sportstätten) ernsthaft gefährdet oder nachhaltig stört (insbesondere bei Gewaltanwendung, Vandalismus, erheblichem Alkoholkonsum Minderjähriger, rassistischen Äußerungen oder wiederholten schweren Verstößen gegen die Hausordnung), kann die betroffene Person von der weiteren Teilnahme an der Veranstaltung ausgeschlossen werden.

11.2. Rückreise minderjähriger Personen
Wird ein minderjähriger Teilnehmer ausgeschlossen, ist der Verein (vertreten durch die Gruppenleitung vor Ort) verpflichtet, unverzüglich für eine ordnungsgemäße Beaufsichtigung und die sofortige Rückreise des Teilnehmers auf eigene Kosten Sorge zu tragen. BALLFREUNDE kann bei der Organisation unterstützen; sämtliche dadurch entstehenden Mehrkosten trägt der Verein.

11.3. Ausschluss von Mannschaften und Gesamtaufsicht
Die Regelungen gemäß Ziffer 11.1 und 11.2 gelten entsprechend für ganze Mannschaften oder Vereine. Muss eine Begleitperson aufgrund eines Ausschlusses die Heimreise mit einem minderjährigen Teilnehmer antreten und stehen für die verbleibende Gruppe vor Ort nicht mehr ausreichend volljährige Betreuer gemäß Ziffer 6.1 zur Verfügung, ist die gesamte Gruppe verpflichtet, die Veranstaltung unverzüglich auf eigene Kosten zu verlassen. Ein Anspruch auf anteilige Rückerstattung der Gebühren besteht in diesen Fällen nicht.

12. Allgemeine Bestimmungen, Einverständnis des Vereins und Bildrechte

12.1. Vertretung und Information im Verein
Mit Absenden der Buchung und Akzeptanz dieser AGB erklärt der Anmelder im Namen des teilnehmenden Vereins, dass der Vorstand des Vereins (§ 26 BGB) sowie die jeweilige Gruppen- und Reiseleitung über die Inhalte dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die Turnierregeln informiert wurden und diesen vollumfänglich zustimmen. Der Verein stellt sicher, dass alle Verpflichtungen gegenüber BALLFREUNDE von den bevollmächtigten Personen eingehalten werden. BALLFREUNDE empfiehlt den Vereinen dringend den Abschluss einer Vereins-Haftpflichtversicherung sowie einer Gruppen-Unfallversicherung für alle Teilnehmer.

12.2. Bild-, Foto- und Filmrechte
Im Rahmen der Veranstaltungen von BALLFREUNDE werden Foto-, Video- und Tonaufnahmen von Turnierszenen, Siegerehrungen, Teilnehmern, Betreuern und Zuschauern angefertigt. BALLFREUNDE nutzt dieses Medienmaterial zur Berichterstattung, Dokumentation sowie zur Bewerbung eigener zukünftiger Veranstaltungen (z. B. auf der eigenen Website, in Social-Media-Kanälen, Flyern, Printmedien, Imagefilmen und Magazinen).

12.3. Aufklärungspflicht des Vereins und Widerspruch
Der Verein verpflichtet sich, die Teilnehmer bzw. bei minderjährigen Teilnehmern deren Erziehungsberechtigte über die Erstellung und Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen des Turniers zu informieren. Sollte eine Person nicht mit der Veröffentlichung von Aufnahmen einverstanden sein, auf denen sie individuell und gezielt hervorgehoben ist (Einzelporträts/Nahaufnahmen), kann dem Verwendungszweck vor Ort gegenüber der BALLFREUNDE-Turnierleitung oder in Textform (per E-Mail an info@ballfreunde.com) widersprochen werden.

13. Schlussbestimmungen, Anwendbares Recht und Gerichtsstand

13.1. Anwendbares Recht
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

13.2. Gerichtsstand für B2B-Verträge
Da der Vertragspartner ein Sportverein, Verband oder sonstiger geschäftlicher B2B-Kunde ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Geschäftssitz der BALLFREUNDE GmbH.

13.3. Textform
Ergänzungen, Änderungen und Nebenabreden zu diesen Bedingungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform (E-Mail ist ausreichend).

13.4. Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.